E-Rechnung für Pflegedienste: Privatleistungen & B2B-Abrechnung neben der Kassenabrechnung

Ambulante Pflegedienste rechnen den Großteil ihrer Leistungen über die Pflege- und Krankenkassen ab – dort gelten eigene elektronische Abrechnungsverfahren (DTA nach §105 SGB XI bzw. §302 SGB V), die von der neuen E-Rechnungs-Pflicht unberührt bleiben. Aber daneben gibt es einen wachsenden Rechnungsstrom, der sehr wohl betroffen ist: Kooperationsverträge mit Senioreneinrichtungen, Betreuungsleistungen für Wohnanlagen-Betreiber, Schulungen für andere Pflegeunternehmen oder hauswirtschaftliche Leistungen, die eine Hausverwaltung beauftragt. Das sind B2B-Umsätze – und damit ab 2027/2028 nur noch als E-Rechnung zulässig.

Hinzu kommt die steuerliche Feinheit: Viele Pflegeleistungen sind nach §4 Nr. 16 UStG umsatzsteuerfrei, andere Zusatzleistungen nicht. In der E-Rechnung braucht jede Position den korrekten Steuerkategorie-Code samt Befreiungsgrund – ein Detail, an dem generische Rechnungsvorlagen regelmäßig scheitern.

Unser Tool nimmt dir das ab: steuerfreie Pflegeleistungen mit Befreiungshinweis, steuerpflichtige Zusatzleistungen mit 19 %, alles in einer Rechnung. Die PDL oder Verwaltungskraft erstellt die Rechnung im Browser – auch unterwegs zwischen zwei Touren – und lädt ein validiertes ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung herunter. Empfangen musst du E-Rechnungen übrigens schon seit Januar 2025, etwa von deinem Leasinggeber oder Bürobedarfslieferanten.