GoBD und E-Rechnung: Was bei Aufbewahrung und Archivierung gilt
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Die GoBD sind die Verwaltungsgrundsätze der deutschen Finanzverwaltung für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Für E-Rechnungen bedeuten sie vor allem: Die strukturierte XML-Datei ist das Original und muss unverändert, maschinell auswertbar und 8 Jahre lang aufbewahrt werden.
Was die GoBD regeln
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das festlegt, wie elektronische Buchführung und Belegablage aussehen müssen, damit das Finanzamt sie anerkennt. Die Kernprinzipien:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die Abläufe in angemessener Zeit verstehen können.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Kein Beleg darf fehlen oder verfälscht sein.
- Zeitgerechte Erfassung und Ordnung: Belege werden zeitnah und systematisch abgelegt.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden können.
Warum die E-Rechnung die GoBD-Frage neu stellt
Bei einer Papierrechnung war klar, was das Original ist. Bei der E-Rechnung ist das Original die strukturierte XML-Datei – bei der XRechnung die Datei selbst, bei ZUGFeRD das PDF/A-3 mitsamt eingebettetem XML. Daraus folgen die drei wichtigsten Regeln:
- Ursprungsformat aufbewahren: Die XML- bzw. ZUGFeRD-Datei muss erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein konvertiertes PDF ersetzt sie nicht.
- Maschinelle Auswertbarkeit erhalten: Das Finanzamt darf beim Datenzugriff verlangen, die strukturierten Daten auszuwerten. Formate dürfen daher nicht in „dumme" Bilder umgewandelt werden.
- Unveränderbar ablegen: Der Speicherort muss nachträgliche Änderungen ausschließen oder protokollieren – etwa durch revisionssichere Archive oder Versionierung mit Schreibschutz.
Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre für Rechnungen
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – und damit für Rechnungen – von 10 auf 8 Jahre verkürzt (für Handelsbücher und Jahresabschlüsse bleiben es 10 Jahre). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Während der gesamten Zeit muss die Datei lesbar bleiben – plane also Datei-Backups und denke bei Systemwechseln an die Mitnahme des Archivs.
GoBD-Checkliste für kleine Betriebe
- Feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen, Ablauf siehe Empfangen & Archivieren.
- Originaldateien unverändert in einem gesicherten Speicher ablegen (Versionierung/Schreibschutz, regelmäßige Backups).
- Einheitliche Benennung und Ordnerstruktur, z. B. nach Jahr/Monat und Lieferant.
- Kurze Verfahrensdokumentation: Wer macht was mit welchem System – eine Seite reicht oft.
- Ausgangsrechnungen genauso behandeln: Auch deine eigenen E-Rechnungen musst du im Ursprungsformat aufbewahren.
Was heißt das für deine Ausgangsrechnungen?
GoBD-Konformität beginnt schon beim Erstellen: fortlaufende Rechnungsnummern, vollständige Pflichtangaben, keine nachträglichen Änderungen an gestellten Rechnungen – Korrekturen laufen über Stornos bzw. Rechnungskorrekturen. Unser Tool erzeugt strukturierte, validierte E-Rechnungen mit sauberer Nummerierung, die du direkt archivieren kannst. Besonders relevant für Handwerker, Hausverwaltungen und Steuerkanzleien, bei denen viele Belege zusammenkommen. Wann du selbst ausstellen musst, steht im Fristen-Überblick 2025/2027/2028.