Muss ich schon 2026 E-Rechnungen verschicken?

Nein, noch nicht. Bis Ende 2026 darfst du im B2B-Geschäft mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber bereits seit dem 1. Januar 2025.

Wie wird die 800.000-€-Grenze für 2027 berechnet?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres (2026). Lag er über 800.000 €, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Lag er darunter, hast du bis zum 1. Januar 2028 Zeit.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht?

Ja: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

E-Rechnungs-Pflicht: Diese Fristen gelten 2025, 2027 und 2028

Aktualisiert am 10. Juni 2026

Die E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland kommt in drei Stufen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie im B2B-Geschäft ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen.

Warum gibt es die Pflicht überhaupt?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze eingeführt. Ziele sind weniger Umsatzsteuerbetrug, schnellere Verarbeitung in den Buchhaltungen und die Vorbereitung auf ein späteres elektronisches Meldesystem auf EU-Ebene (ViDA). E-Rechnung heißt dabei: ein strukturiertes Format nach EN 16931 – also XRechnung oder ZUGFeRD, nicht eine einfache PDF.

Stufe 1 – seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

Seit Anfang 2025 darf dir jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken – ohne dich vorher zu fragen. Du musst sie annehmen, lesen und GoBD-konform archivieren können. Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach; in der Praxis brauchst du zusätzlich eine Möglichkeit, die XML-Daten anzuzeigen, und eine geordnete, unveränderbare Ablage. Diese Stufe gilt ausnahmslos: auch für Kleinunternehmer, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und Freiberufler.

Stufe 2 – ab 1. Januar 2027: Sendepflicht über 800.000 € Umsatz

Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (also 2026) über 800.000 € lag, müssen ab dem 1. Januar 2027 ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmen im B2B dann nicht mehr zulässig. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte sich nicht auf die Schonfrist verlassen – der Umsatz eines guten Jahres reicht, um in die Pflicht zu rutschen.

Stufe 3 – ab 1. Januar 2028: Sendepflicht für alle

Ab 2028 endet die letzte Übergangsregel: Dann müssen alle inländischen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen – unabhängig von Umsatz und Rechtsform. Auch das bis dahin erlaubte EDI-Verfahren muss ab diesem Zeitpunkt EN-16931-konforme Daten liefern.

Die wichtigsten Ausnahmen

B2C: Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 € brutto dürfen weiterhin formlos gestellt werden.
Fahrausweise sowie bestimmte nach §4 UStG steuerfreie Umsätze.
Kleinunternehmer nach §19 UStG: dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit – die Empfangspflicht gilt aber auch für sie.

Was du jetzt konkret tun solltest

Empfang sicherstellen: Eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und XML-Belege unverändert archivieren (8 Jahre Aufbewahrung für Buchungsbelege).
Stammdaten prüfen: USt-IdNr. oder Steuernummer, Bankverbindung und vollständige Firmierung – Pflichtangaben jeder E-Rechnung.
Ausstellen üben, bevor es Pflicht wird: Viele große Kunden verlangen strukturierte Rechnungen schon heute, weil ihre Eingangsverarbeitung automatisiert ist. Wer früh umstellt, wird oft schneller bezahlt.

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