XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
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XRechnung ist ein reines XML-Format für den Datenaustausch mit Behörden (B2G), ZUGFeRD ein Hybridformat aus PDF/A-3 und eingebettetem XML für den Geschäftsverkehr. Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um und erfüllen die deutsche E-Rechnungs-Pflicht.
Die Gemeinsamkeit: EN 16931
Beide Formate sind keine Konkurrenz-Standards, sondern zwei Verpackungen für dasselbe Datenmodell: die europäische Norm EN 16931. Sie definiert, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss – Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze, Zahlungsdaten – und wie diese semantisch strukturiert sind. Eine Rechnung, die EN 16931 erfüllt, gilt in Deutschland als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt das nicht, weil ihr die maschinenlesbare Struktur fehlt.
XRechnung: reines XML für Behörden
Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G), gepflegt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Technisch ist sie eine reine XML-Datei – es gibt keine „schöne" Ansicht, kein Layout, kein Logo. Behörden lesen die Datei maschinell über ihre Rechnungseingangsportale ein, beim Bund etwa über die ZRE oder OZG-RE. Damit die Rechnung intern beim richtigen Amt ankommt, trägt sie die Leitweg-ID des Auftraggebers.
Für Menschen ist eine XRechnung ohne Hilfsmittel kaum lesbar – das ist gewollt, denn das Format ist für die automatische Verarbeitung optimiert. Wer regelmäßig für Kommunen, Länder oder den Bund arbeitet – etwa Handwerksbetriebe oder Agenturen – kommt an der XRechnung nicht vorbei.
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verfolgt einen Hybrid-Ansatz: Die Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument, in das eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten eingebettet ist. Dein Kunde öffnet ein ganz normales PDF mit deinem Briefkopf – seine Buchhaltungssoftware extrahiert parallel das XML und verbucht die Rechnung automatisch. Ab dem Profil „EN 16931" (früher COMFORT) erfüllt ZUGFeRD die Norm und damit die E-Rechnungs-Pflicht.
Das macht ZUGFeRD zum bevorzugten Format im B2B-Geschäft: Es funktioniert auch dann, wenn der Empfänger noch keine E-Rechnungs-Software hat – er sieht einfach das PDF.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer/Visualisierung | Ja – normales PDF |
| Typischer Einsatz | B2G (Behörden, öffentliche Auftraggeber) | B2B (Geschäftskunden) |
| Leitweg-ID | Pflicht bei B2G | Nicht erforderlich |
| Norm-Basis | EN 16931 (CIUS XRechnung) | EN 16931 (ab Profil EN 16931/COMFORT) |
| Erfüllt E-Rechnungs-Pflicht | Ja | Ja (ab Profil EN 16931) |
| Übermittlung | Upload in Portale (ZRE, OZG-RE, Länderportale), E-Mail | Meist einfach per E-Mail |
Entscheidungshilfe: Welches Format wann?
- Rechnung an eine Behörde oder öffentliche Einrichtung: XRechnung mit Leitweg-ID – das ist der sichere Standardweg im B2G.
- Rechnung an einen Geschäftskunden: ZUGFeRD – dein Kunde sieht ein PDF, seine Software liest das XML. Verlangt er explizit XRechnung, lieferst du die.
- Rechnung an Privatkunden: Keine E-Rechnung nötig – normale PDF- oder Papierrechnung bleibt erlaubt.
Praktisch heißt das: Du brauchst beide Formate – je nach Empfänger. Mit unserem Tool gibst du deine Rechnungsdaten einmal ein und exportierst wahlweise XRechnung oder ZUGFeRD, jeweils validiert vor dem Download. Wie die Fristen der E-Rechnungs-Pflicht für dich greifen, liest du im nächsten Artikel.