E-Rechnung für Vereine: wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb richtig abrechnen

Vereine geraten oft unbemerkt in die E-Rechnungs-Pflicht: Sobald ein Verein unternehmerisch tätig ist – Sponsoring-Rechnungen an lokale Firmen stellt, Bandenwerbung abrechnet, das Vereinsheim an einen Caterer vermietet oder Eintrittsgelder im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erzielt – gilt er insoweit als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Damit muss er seit Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, und für Ausgangsrechnungen an Unternehmen greifen die Übergangsfristen bis 2027/2028 genauso wie für jede GmbH.

Das Problem in der Praxis: Die Rechnungen schreibt meist ein ehrenamtlicher Kassenwart, der dafür weder eine Buchhaltungssoftware lizenzieren noch sich in XML-Formate einarbeiten will. Gleichzeitig prüfen Sponsoren – oft Steuerberater-betreute Betriebe – Eingangsrechnungen zunehmend automatisiert und mahnen Formfehler an.

Unser Tool ist dafür gemacht: Sponsoring-Pauschale, Platzmiete oder Werbeleistung als Position eintragen, bei Gemeinnützigkeit mit Kleinunternehmerregelung den §19-Haken setzen – fertig ist die formgerechte E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF, die der Sponsor direkt verbuchen kann. Ohne Installation, vom Vereins-Laptop oder Handy, und die ersten Rechnungen im Monat kostenlos – das reicht für die meisten Vereine dauerhaft.