E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was nach §19 UStG wirklich gilt
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Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – sie sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Empfangen und archivieren können müssen sie E-Rechnungen aber wie jedes andere Unternehmen seit dem 1. Januar 2025.
Die Rechtslage in zwei Sätzen
Die E-Rechnungs-Pflicht aus dem Wachstumschancengesetz unterscheidet zwischen Empfangen und Ausstellen. Beim Empfangen gibt es keine Ausnahme: Seit dem 1. Januar 2025 dürfen dir Lieferanten ohne deine Zustimmung strukturierte Rechnungen schicken, und du musst sie annehmen und aufbewahren können. Beim Ausstellen wurden Kleinunternehmer nach §19 UStG dagegen ausgenommen: Du darfst dauerhaft „sonstige Rechnungen" stellen – also Papier oder einfache PDF.
Empfangen: Das musst du seit 2025 können
Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei (XRechnung oder ZUGFeRD). Praktisch brauchst du drei Dinge:
- ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten Rechnungen schicken können,
- eine Möglichkeit, die XML-Daten lesbar anzuzeigen (Viewer oder die PDF-Ansicht eines ZUGFeRD),
- eine geordnete, unveränderbare Ablage – die Originaldatei muss aufbewahrt werden, ein Ausdruck genügt nicht. Details dazu im Artikel E-Rechnungen empfangen & archivieren.
Ausstellen: freiwillig – aber oft sinnvoll
Auch wenn du nicht musst: Sobald deine Kunden Unternehmen sind, lohnt sich die freiwillige E-Rechnung. Viele Geschäftskunden verarbeiten Eingangsrechnungen automatisiert und bezahlen strukturierte Rechnungen schneller; manche Konzerne und Behörden verlangen sie schlicht. Und wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, braucht ohnehin die XRechnung mit Leitweg-ID – die B2G-Vorgaben gelten unabhängig von §19.
Die Stolperfalle: §19 korrekt im XML ausweisen
Hier scheitern generische Vorlagen am häufigsten. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus – aber das EN-16931-Datenmodell verlangt für jede Position eine eindeutige steuerliche Einordnung. Richtig ist:
- Steuerkategorie „steuerbefreit" (Code E) mit 0 % – nicht einfach der Normalsatz mit 0 %,
- ein Befreiungsgrund im Dokument, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß §19 UStG",
- keine Umsatzsteuer-Summenzeile mit ausgewiesenem Steuerbetrag.
Wird stattdessen ein falscher Code gesetzt, fällt die Rechnung bei der Validierung des Empfängers durch – und du bekommst sie zur Korrektur zurück. In unserem Editor genügt ein Haken bei „Kleinunternehmer nach §19 UStG": Steuercode, Hinweis und Summen werden automatisch korrekt gesetzt. Mehr Praxisbeispiele findest du auf der Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Pflichtangaben bleiben Pflichtangaben
Unabhängig vom Format gelten die normalen Rechnungsangaben nach §14 UStG: vollständige Namen und Anschriften, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt – plus der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. In der E-Rechnung landen diese Angaben in fest definierten XML-Feldern statt irgendwo im Fließtext.
Fazit: entspannt bleiben, aber vorbereitet sein
Als Kleinunternehmer hast du die komfortabelste Position in der ganzen Umstellung: keine Ausstellungspflicht, keine Frist im Nacken. Sorge dafür, dass du E-Rechnungen empfangen und archivieren kannst – und stelle freiwillig auf strukturierte Ausgangsrechnungen um, wenn deine Kunden Unternehmen sind. Die ersten drei E-Rechnungen pro Monat sind bei uns kostenlos; damit kommen viele Kleinunternehmer dauerhaft aus.