E-Rechnungen empfangen und archivieren – der Praxis-Leitfaden
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Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe und Rechtsform. Empfangen heißt dabei dreierlei: die strukturierte Rechnung annehmen, ihren Inhalt lesen können und die Originaldatei unverändert über die gesamte Aufbewahrungsfrist archivieren.
Schritt 1: Einen Eingangskanal festlegen
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor – in der Praxis kommen E-Rechnungen fast immer per E-Mail. Lege eine feste Adresse für Eingangsrechnungen fest (z. B. rechnung@deinbetrieb.de) und teile sie deinen Lieferanten mit. Damit verhinderst du, dass XML-Anhänge in persönlichen Postfächern untergehen. Wichtig: Du darfst den Empfang von E-Rechnungen nicht verweigern – seit 2025 brauchen Lieferanten deine Zustimmung nicht mehr.
Schritt 2: Die Rechnung lesen und prüfen
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei – im Texteditor praktisch unlesbar. Zum Prüfen brauchst du eine Visualisierung: einen XRechnung-Viewer oder eine Software, die die Daten als übersichtliche Rechnungsansicht darstellt. Bei ZUGFeRD ist es einfacher: Du öffnest das PDF und siehst die gewohnte Rechnung; das XML steckt als Anhang in der Datei. Prüfe wie bisher: Stimmen Leistung, Betrag, Steuersatz, Bankverbindung? Gerade bei geänderten Bankverbindungen lohnt ein Anruf – Rechnungsbetrug funktioniert auch mit E-Rechnungen.
Schritt 3: GoBD-konform archivieren
Der entscheidende Punkt, an dem viele Betriebe Fehler machen: Das Original ist die XML-Datei. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass elektronische Belege im Ursprungsformat aufbewahrt werden – unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und maschinell auswertbar. Konkret heißt das:
- Nicht nur ausdrucken: Papier oder ein PDF-Abbild ersetzen die XML-Datei nicht.
- Unveränderbar ablegen: Speicherort mit Versionierung bzw. Schreibschutz; nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder protokolliert sein.
- 8 Jahre aufbewahren: Die Frist für Buchungsbelege wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt – sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der Rechnung.
- Auffindbar benennen: Ein einheitliches Schema (z. B. JJJJ-MM_Lieferant_Rechnungsnummer) und eine geordnete Ordnerstruktur gehören zur geforderten Nachvollziehbarkeit.
- Verfahrensdokumentation: Halte kurz schriftlich fest, wie Rechnungen bei dir eingehen, geprüft und abgelegt werden – bei einer Betriebsprüfung wird danach gefragt.
Mehr zu den GoBD-Grundsätzen liest du im Artikel GoBD und E-Rechnung.
Was bedeutet das für kleine Betriebe konkret?
Du brauchst kein Dokumentenmanagement-System für tausende Euro. Für Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine reicht ein sauberer Minimal-Prozess: feste Eingangsadresse, Ablage der Originaldateien in einem gesicherten, regelmäßig gesicherten Speicher, einheitliche Benennung, kurze Verfahrensdoku. Wichtig ist Disziplin: jede Rechnung sofort ablegen, nichts umbenennen oder „bereinigen", nichts löschen.
Und der Versand?
Empfangen ist Stufe 1 – als Nächstes kommt das Ausstellen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle (alle Details in unserem Fristen-Überblick). Mit unserem Tool erstellst du schon heute validierte XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs im Browser – die ersten drei pro Monat kostenlos.